صورت حساب دیجیتال؛ تعریف، انواع و مزایا

در چند سال اخیر استفاده از صورت حساب دیجیتال به سرعت رشد و روز به روز برای مشاغل محبوبیت بیشتری پیدا کرده است. اما دقیقاً معنای صورت حساب الکترونیکی چیست و چرا بسیاری از مشاغل در حال استفاده از آن هستند؟

تعریف صورت حساب دیجیتال

صورت حساب دیجیتال، یک رویکرد دیجیتالی برای کل فرآیند صورتحساب است. از ایجاد فاکتور گرفته تا مبادله تا پردازش و بایگانی. هر مرحله از روند صورت‌حساب دیجیتالی می‌شود و تسریع فرآیندهای صورت‌حساب را برای تامین‌کنندگان و خریداران آسان‌تر می‌کند.

فاکتور الکترونیکی چیست؟

با استفاده از ابزار صورت حساب دیجیتال، یک فاکتور الکترونیکی در قالب الکترونیکی ایجاد می شود. فرمت صورت حساب الکترونیکی می‌تواند بین استانداردهای مختلف متفاوت باشد. (از XML تا EDITFACT تا CSV). دلیل استفاده از فرمت های ساخت یافته این است که فاکتور به راحتی قابل مبادله و قابل پردازش در سیستم های ERP و حسابداری باشد. همه این فرآیندها برای تسهیل کار تیم حساب های پرداختنی (AP) و حساب های دریافتنی (AR) است.

صورت حساب الکترونیکی چه چیزی نیست؟

می توان چنین تصور کرد که صورت حساب الکترونیکی هر فاکتوری است که به صورت دیجیتالی ارسال می شود. مثلا یک فاکتور به صورت PDF ارسال می شود. اما در مثال PDF، این فقط یک فاکتور داده و اطلاعات است و ربطی به صورت حساب الکترونیک ندارد.

زیرا گیرنده معمولاً نمی‌تواند فایل PDF را به طور خودکار پردازش کند. همچنین فرستنده نمی‌تواند فایل را به طور کامل ردیابی کند. برای مثال فاکتورهای کاغذی اسکن شده OCR با استفاده از داده های ساختاریافته ایجاد نشده اند.

صورتحساب الکترونیک چه مزایایی دارد؟

صورت حساب دیجیتالی، مانند صورت حساب سنتی، بخش کلیدی هر رابطه خریدار و تامین کننده است. این یک رویکرد مدرن برای تیم های حساب های پرداختنی (AP) و حساب های دریافتنی (AR) برای بهره مندی از اتوماسیون فرآیندو اجرای اقداماتی است که کارایی کلی را افزایش می دهد و باعث صرفه جویی در هزینه ها می شود.

سادگی فرآیند و صرفه جویی در زمان:

در حالی که فرآیندهای صورتحساب سنتی به شدت مبتنی بر کاغذ، دستی، وقت گیر و مستعد خطای انسانی هستند، صورت حساب دیجیتالی روند را ساده و در زمان به شکل قابل توجهی صرفه جویی می کند. این ساده‌سازی فرآیند با قابلیت صرفه‌جویی در هزینه‌ها برای کسب‌وکارها ارزشمند است.

دید ۳۶۰ درجه:

ارائه دهندگان پیشرو صورت حساب دیجیتالی می توانند زمان ارسال، دریافت، باز کردن، مشاهده و حتی پرداخت فاکتور را ردیابی کنند. اهمیت این عملکرد هنگام انتخاب یک ارائه دهنده نباید نادیده گرفته شود. زیرا به کسب و کارها اجازه می دهد دید ۳۶۰ درجه از روند ارسال و صدور صورتحساب داشته باشند.

پرداخت سریعتر:

صورت حساب الکترونیکی به صورت خودکار، دقیق و فوری بدون نیاز به چاپ فیزیکی و پست انجام می شود. اینگونه کسب‌وکارها می‌توانند از چرخه پرداخت سریع‌تر و دقیق‌تر سود ببرند. به‌علاوه، برخی از ابزارهای صورت حساب الکترونیکی به شما این امکان را می‌دهند که دکمه پرداخت دیجیتالی را به فاکتور خود اضافه کنید. این پرداخت را برای گیرنده‌تان آسان‌تر می‌کند.

کاهش خطای دستی:

با کمک صورتحساب الکترونیکی برای کارمندان، اشتباهات بسیار کمتری اتفاق می‌افتد. آنها می‌توانند بدون نیاز به کاتلاف وقت در داده‌ها و تطبیق اسناد مالی، از روشی نوآورانه برای کار استفاده کنند. زیرا به جای مراحل جداگانه، همه چیز از طریق یک مسیر انجام می‌شود.

امنیت پیشرفته:

هنگامی که صحبت از امنیت می شود، انتقال فایل های رمزگذاری شده و شبکه های امن به فرآیند صورت حساب الکترونیکی در مقایسه با نمونه دستی خود، ایمن تر می شود.

مزایای و معایب انواع فاکتورها

امروزه انواع مختلفی از فاکتورها برای ساده کردن تراکنش های مالی و ثبت سوابق استفاده می شود. هر یک از آنها مزایای منحصر به فردی را ارائه می دهد که می تواند به کسب و کارها کمک کند کارآمدتر و موثرتر عمل کنند. قابل ذکر است که صورت حساب الکترونیکی با ارائه سرعت، دقت و امنیت برتر با بیشترین مزایا متمایز است. در ادامه، می توانید مزایای اصلی انواع مختلف فاکتور را بیابید که درک تفاوت های آنها را آسان تر می کند:

فاکتور کاغذی

مقرون به صرفه نیست.

سازگار با محیط زیست نیست.

پردازش سریع ندارد.

دقت داده بالا ندارد.

قابلیت حسابرسی و ردیابی ندارد.

مطابق با افزایش مقررات جهانی صورت حساب الکترونیکی نیست.

ایمن ندارد.

امکان ادغام داده ها با سیستم های ERP و حسابداری ندارد.

ذخیره سازی، فیلتر کردن و دسترسی آسان ندارد.

فاکتور PDF

مقرون به صرفه است.

تا حدودی سازگار با محیط زیست است.

پردازش سریع ندارد.

دقت داده بالا ندارد.

قابلیت حسابرسی و ردیابی ندارد.

مطابق با مقررات صورت حساب نیست.

ایمن نیست.

امکان ادغام داده ها با سیستم های ERP و حسابداری را ندارد.

ذخیره سازی، فیلتر کردن و دسترسی آسان ندارد.

فاکتور الکترونیکی

مقرون به صرفه است.

سازگار با محیط زیست است.

پردازش سریع دارد.

دقت داده ها بالا است.

قابلیت حسابرسی و ردیابی دارد.

مطابق با مقررات صورت حساب الکترونیکی است.

ایمن است.

امکان ادغام داده ها با سیستم های ERP و حسابداری را دارد.

ذخیره سازی، فیلتر کردن و دسترسی آسان دارد.

 

بیشتر بخوانید:

بهترین برنامه مدیریت سهام

چرا مردم از پرداخت مالیات متنفرند؟

اعتماد به سامانه پرداخت الکترونیک مالیات

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که سامانه ارسال صورتحساب الکترونیک به سامانه مودیان را در اختیار شما قرار دهیم. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.