صورت حساب الکترونیک؛ راهنمای جامع (بخش اول)

راهنمای جامع صورت حساب الکترونیک، تعریف، فرآیند و مزایای آن را در چند شماره مقاله با هم بررسی و مرور می کنیم. صورت‌حساب الکترونیکی به عنوان صورت‌حساب دیجیتال نیز شناخته می‌شود.

صورت حساب الکترونیک با اجازه دادن به شرکت‌ها برای ارسال و دریافت فاکتورها به صورت دیجیتال، تسهیل پردازش سریع‌تر، کاهش هزینه و انطباق بیشتر با خواسته‌های قانونی، انقلابی در عملیات تجاری ایجاد می‌کند. این تحول دیجیتال نه تنها فرآیندهای صورت‌حساب را ساده، بلکه بینش‌های مالی در زمان واقعی را نیز برای تصمیم‌گیری فراهم می‌کند.

و از آنجایی که دولت‌ها در سراسر جهان مقررات را برای بهبود شفافیت اقتصادی سخت‌تر می‌کنند، پذیرش صورت‌حساب الکترونیکی به سرعت در حال افزایش است. در سطح جهانی، بازار صورتحساب الکترونیکی در سال ۲۰۲۳ به ۱۳٫۵ میلیارد دلار رسید و پیش بینی می شود تا سال ۲۰۳۲ به ۶۰٫۹ میلیارد دلار برسد که نشان دهنده نرخ رشد مرکب سالانه ۱۷٫۷٪ از سال ۲۰۲۴ تا ۲۰۳۲ است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار واسط مودیان پرشین سیستم هخامنش

صورت حساب الکترونیک چیست؟

صورتحساب الکترونیکی یا صورتحساب دیجیتال، فرآیندی است که به کسب و کارها اجازه می دهد تا تبادل و پردازش فاکتورها را بین تامین کنندگان و خریداران به طور خودکار انجام دهند و جایگزین روش های سنتی مبتنی بر کاغذ شود. این سیستم در عملیات تدارکات به عنوان جزء کلیدی اتوماسیون حساب های پرداختنی (AP) عمل می کند.

صورتحساب الکترونیکی فرآیند تدارکات را با امکان پردازش سریعتر فاکتورها، کاهش خطاها و اطمینان از انطباق با مقررات مالیاتی ساده می کند. این جریان کار تراکنش کارآمدتری را تسهیل و دید بهتری را در تراکنش‌های مالی فراهم می‌کند. بنابراین مدیریت جریان نقدی را بهبود می‌بخشد و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از کارمزد تأخیر جلوگیری کنند.

پذیرش صورت حساب الکترونیکی در سطح جهانی در حال افزایش است که ناشی از کارایی و مزایای صرفه جویی در هزینه است. بر اساس یک نظرسنجی E&Y 2018، در حال حاضر مقرراتی در بیش از ۵۵ کشور در سراسر جهان در رابطه با صورتحساب الکترونیکی وجود دارد. با این حال، در کمال تعجب، گزارش «۲۰۲۳ ePayables Technology Advisor» بیان می‌کند که ۵۵ درصد از فاکتورها هنوز به صورت دستی پردازش می‌شوند و کارکنان AP تقریباً یک چهارم زمان خود را صرف پردازش فاکتورها می‌کنند.

صورتحساب الکترونیکی چگونه کار می کند؟

صورتحساب الکترونیکی به طور قابل توجهی عملیات تدارکات را با افزایش همکاری تامین کنندگان، سرعت بخشیدن به فرآیندهای پرداخت و اطمینان از انطباق و کارایی ساده می کند. با ارائه یک پلت فرم شفاف برای مبادله فاکتورها و ردیابی پرداخت ها در زمان واقعی، ارتباطات را بهبود می بخشد. که به حل سریع اختلافات و تقویت روابط کمک می کند. خودکارسازی فرآیند صورت‌حساب زمان‌های چرخه پرداخت را کاهش می‌دهد. در حالی که سیستم‌ها به‌طور خودکار فاکتورها را با سفارش‌ها و رسیدها مطابقت می‌دهند و خطاها و مداخلات دستی را به حداقل می‌رسانند.

صورتحساب الکترونیکی همچنین اعتبار سنجی در مقابل خطوط سفارش خرید را خودکار و فاکتورهای غیر PO را به طور موثر مدیریت می کند و از انطباق با شرایط مالی و قراردادی اطمینان می دهد. علاوه بر این، ویژگی‌هایی مانند به‌روزرسانی‌های بی‌درنگ، پاسخ‌های خودکار به پرسش‌ها، و توانایی رد فاکتورهای نادرست، کارایی کلی را افزایش داده و بار اداری را کاهش می‌دهد.

بیشتر بخوانید: سامانه ارسال الکترونیک صورتحساب وب پرشین و سامانه مودیان

چرا صورتحساب دیجیتال مهم است؟

صورتحساب الکترونیکی برای دولت ها و کسب و کارها به یک اندازه مهم است. برای دولت‌ها، با ارائه داده‌های تراکنش قابل‌اطمینان‌تر و قابل دسترسی‌تر، ساده‌سازی نظارت و حسابرسی، و افزایش شفافیت برای جلوگیری از فرار مالیاتی و افزایش درآمد، انطباق مالیاتی را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد. این تغییر دیجیتالی از حکمرانی اقتصادی کارآمد پشتیبانی می‌کند و با تلاش‌های تحول دیجیتال همسو می‌شود. هزینه‌های مرتبط با فرآیندهای دستی را کاهش می‌دهد و از سیاست‌های زیست‌محیطی با کاهش استفاده از کاغذ حمایت می‌کند.

برای کسب و کارها، صورتحساب الکترونیکی با خودکارسازی فرآیندهای صورتحساب، کاهش خطاهای دستی، و تسریع چرخه صورتحساب برای مدیریت بهتر جریان نقدی، کارایی عملیاتی و صرفه جویی در هزینه را افزایش می دهد. همچنین انطباق با مقررات را بهبود می بخشد، زیرا فاکتورهای دیجیتال ردیابی و ممیزی آسان تر است.

صورتحساب الکترونیکی همچنین با تضمین صورتحساب سریعتر و دقیق تر، پشتیبانی از حل سریع اختلافات و ارتقای پایداری از طریق کاهش مصرف کاغذ، روابط مشتری و تامین کننده را تقویت می کند. همچنین صورتحساب AP بدون لمس را فعال می کند، همکاری تامین کننده را افزایش می دهد، خطاهای AP را کاهش می دهد و مدیریت سرمایه در گردش را بهینه می کند.

به طور متوسط، شرکت ها ۲۲ روز طول می کشند تا یک فاکتور را پرداخت کنند، اما با اتوماسیون AP و صورتحساب الکترونیکی، می توانند آن را به دو روز کاهش دهند. با تسریع در پردازش فاکتور، شرکت ها می توانند از تخفیف های تامین کنندگان برای پرداخت های اولیه استفاده کنند، در حالی که خطای انسانی را حذف کرده و دید بهتری به دست می آورند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت سهام ، نرم افزار حضور و غیاب

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که سامانه ارسال صورتحساب الکترونیک به سامانه مودیان را در اختیار شما قرار دهیم. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.