صورتحساب خودکار در مقابل صورتحساب دستی: کدام مناسب کسب و کار شما است؟

صورتحساب دستی، رویکرد سنتی صورتحساب خودکار ، شامل ایجاد فاکتورها از ابتدا با استفاده از ابزارهای اساسی مانند Microsoft Word یا Excel است.

در حالی که این روش برای چندین دهه به کسب و کارها خدمت کرده است، نیاز به مشارکت انسانی قابل توجه و مجموعه ای از ویژگی های خاص خود را دارد.

صورتحساب دستی در مقابل صورتحساب خودکار

فاکتورهای دست ساز با استفاده از الگوها یا صفحات گسترده و نیاز به به روز رسانی منظم.

ورود اطلاعات دستی برای اطلاعات مشتری، جزئیات محصول و قیمت.

محاسبات پیچیده ای که باید دو بار از نظر دقت بررسی شوند.

سیستم های تحویل فیزیکی یا مبتنی بر ایمیل که نیاز به توجه فردی دارند.

ردیابی پرداخت دستی از طریق صفحات گسترده یا سوابق کاغذی.

فرآیند تطبیق زمانبر با صورتحسابهای بانکی.

سیستم های بایگانی فیزیکی برای نگهداری سوابق.

بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک با صورت‌حساب دستی شروع می‌کنند، زیرا ساده‌تر به نظر می‌رسد و به حداقل سرمایه‌گذاری اولیه نیاز دارد. با این حال، با افزایش حجم تراکنش‌ها، محدودیت‌ها آشکارتر و به طور بالقوه منجر به تاخیر در پرداخت‌ها و تنگناهای اداری می‌شوند.

بیشتر بخوانید: سامانه ارسال الکترونیک صورتحساب پرشین و مدیریت صورتحساب در تعطیلات

انتقال به صورت حساب اتوماتیک

صورتحساب خودکار نشان دهنده تحول دیجیتالی فرآیندهای صورتحساب است. راه‌حل‌های نرم‌افزاری مدرن، نحوه رسیدگی به نیازهای صورت‌حساب کسب‌وکارها را متحول کرده و ویژگی‌های پیچیده‌ای را ارائه می‌کنند که کل چرخه صورت‌حساب را ساده می‌کند.

ویژگی های اصلی

تولید خودکار فاکتور با سیستم های شماره گذاری هوشمند.

ردیابی و نظارت در زمان واقعی وضعیت پرداخت.

اعلان های پرداخت فوری و تولید خودکار رسید.

فضای ذخیره سازی مبتنی بر ابر با دسترسی نامحدود از هر کجا.

پشتیبانی از چندین ارز با به روز رسانی خودکار نرخ ارز.

یادآوری خودکار برای پرداخت های معوق با برنامه های قابل تنظیم.

قابلیت امضای دیجیتال برای مستندسازی حرفه ای.

پردازش فاکتور انبوه برای چندین مشتری.

قالب های قابل تنظیم که ثبات برند را حفظ می کنند.

محاسبه خودکار مالیات و بررسی انطباق.

قابلیت های یکپارچه سازی با سایر سیستم های تجاری:

ارتباط یکپارچه با نرم افزار حسابداری.

یکپارچه سازی CRM برای مدیریت مشتری.

ادغام درگاه پرداخت برای پردازش فوری.

همگام سازی سیستم مدیریت موجودی.

ادغام ابزار ردیابی زمان برای مشاغل مبتنی بر خدمات.

اتصال نرم افزار مدیریت پروژه.

تفاوت های کلیدی صورت حساب اتوماتیک در مقابل صورتحساب دستی

زمان و کارایی صورتحساب دستی

ایجاد فاکتور: ۱۵-۲۰ دقیقه در هر فاکتور، از جمله انتخاب قالب و سفارشی سازی.

پیگیری پرداخت: ۱-۲ ساعت در هفته برای بررسی و به روز رسانی وضعیت پرداخت.

تولید گزارش: ۲-۳ ساعت در ماه برای ایجاد خلاصه های مالی.

تصحیح خطا: تا ۱ ساعت در هر خطا برای شناسایی و حل.

تشکیل پرونده و سازماندهی: ۲-۳ ساعت در ماه برای نگهداری صحیح سوابق.

پیگیری مشتری: ۱-۲ ساعت در هفته برای یادآوری پرداخت.

بیشتر بخوانید: نرم افزار واسط مودیان پرشین سیستم هخامنش

صورتحساب خودکار

ایجاد فاکتور در کمتر از ۱ دقیقه با الگوهای از پیش پر شده.

ردیابی پرداخت در زمان واقعی با به روز رسانی خودکار وضعیت.

تولید گزارش فوری با پارامترهای قابل تنظیم.

حداقل تصحیح خطا به دلیل اعتبار سنجی داخلی مورد نیاز است.

تشکیل پرونده و سازماندهی خودکار کلیه اسناد.

پیگیری های برنامه ریزی شده و سیستم های یادآوری.

پردازش چند فاکتور به صورت عمده.

صورتحساب مکرر خودکار برای مشتریان عادی.

صرفه جویی در زمان به تنهایی می تواند سوئیچ به سیستم های خودکار را برای بسیاری از مشاغل که بیش از ۲۰ صورتحساب ماهانه پردازش می کنند توجیه کند و به طور بالقوه باعث صرفه جویی ۱۵ تا ۲۰ ساعت کار در ماه می شود.

خطاهای رایج در صورتحساب دستی

محاسبات نادرست در قیمت گذاری و مالیات.

تکرار شماره فاکتور منجر به سردرگمی می شود.

اطلاعات ناقصی که نیاز به صدور مجدد فاکتور دارد.

جزئیات نادرست مشتری باعث تاخیر در پرداخت می شود.

قالب بندی ناسازگار به تصویر حرفه ای آسیب می رساند.

شرایط پرداخت نادرست یا تاریخ سررسید.

سیستم های خودکار خطاها را از بین می برند.

بررسی های داخلی برای فیلدهای مورد نیاز.

امنیت سند فیزیکی و از بین رفتن احتمالی.

مسیرهای حسابرسی دشوار که نیاز به ردیابی دستی دارند.

روش های ذخیره سازی متناقض در بین تیم ها.

نگرانی های حفظ حریم خصوصی با اسناد فیزیکی.

راه حل های صورتحساب خودکار

ذخیره سازی داده های رمزگذاری شده با چندین لایه امنیتی.

پشتیبان گیری خودکار با بازیابی فاجعه.

مسیرهای حسابرسی دقیق برای همه فعالیت ها.

مدیریت داده های مطابق با الزامات نظارتی.

کنترل دسترسی مبتنی بر نقش برای مدیریت تیم.

درگاه های مشتری ایمن برای پردازش پرداخت.

به روز رسانی و نظارت منظم امنیتی.

رمزگذاری داده ها در حین انتقال.

صورتحساب خودکار پرشین

نرم افزار صورتحساب خودکار مدرن اتوماسیون صورتحساب است. سامانه ارسال صورتحساب پرشین در چشم انداز صورتحساب خودکار با مجموعه ویژگی های جامع خود که برای مشاغل در هر اندازه طراحی شده است متمایز است. این نرم‌افزار اتوماسیون صورت‌حساب مبتنی بر ابر، بسیاری از چالش‌های رایج صورت‌حساب را برطرف می‌کند و در عین حال ویژگی‌های پیشرفته‌ای را برای کسب‌وکارهای مقیاس‌پذیر ارائه می‌دهد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت سهام ، نرم افزار حضور و غیاب

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک به سامانه مودیان را در اختیار شما قرار دهیم. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.