صورتحساب الکترونیک؛ انواع، تعریف و مزایا
صورتحساب الکترونیک؛ انواع، تعریف و مزایا
صورتحساب الکترونیک روز به روز برای مشاغل در هر اندازه در سراسر جهان محبوبیت بیشتری پیدا می کند. با وجود اینکه در چند سال اخیر صورت حساب الکترونیکی به سرعت رشد کرده است.
بسیاری از مشاغل بیش از ۳۰ سال است که از صورت حساب الکترونیکی سود می برند. اما دقیقاً معنای صورت حساب الکترونیکی چیست و چرا بسیاری از مشاغل در حال تغییر هستند؟
تعریف صورتحساب الکترونیک
صورت حساب الکترونیکی، یک رویکرد دیجیتالی برای کل فرآیند صورتحساب است. از ایجاد فاکتور گرفته تا مبادله تا پردازش و بایگانی. هر مرحله از سفر صورتحساب دیجیتالی می‌شود و تسریع فرآیندهای صورتحساب را برای تامین‌کنندگان و خریداران آسان‌تر می‌کند.
فاکتور الکترونیکی چیست؟
با استفاده از ابزار صورت حساب الکترونیکی، یک فاکتور الکترونیکی در قالب الکترونیکی ساخت یافته ایجاد می شود. فرمت صورت حساب الکترونیکی می‌تواند بین استانداردهای مختلف متفاوت باشد. (از XML تا EDITFACT تا CSV). دلیل استفاده از فرمت های ساخت یافته چیست؟ فاکتور به راحتی قابل مبادله و سپس پردازش در سیستم های ERP و حسابداری باشد. همه فرآیندها برای تسهیل کار تیم حساب های پرداختنی (AP) و حساب های دریافتنی (AR) است.
صورت حساب الکترونیکی چه چیزی نیست؟
به راحتی می توان به این فکر افتاد که صورت حساب الکترونیکی فقط هر فاکتوری است که به صورت دیجیتالی ارسال می شود. به عنوان مثال. یک فاکتور به صورت PDF ارسال می شود، اما اینطور نیست.
در مثال PDF، این چیزی است که به عنوان داده‌های فاکتور بدون ساختار طبقه‌بندی می‌شود و نه یک فاکتور الکترونیکی. زیرا گیرنده معمولاً نمی‌تواند فایل PDF را به طور خودکار پردازش کند. و همچنین فرستنده نمی‌تواند فایل را به طور کامل ردیابی کند. برای مثال فاکتورهای کاغذی یا فاکتورهای کاغذی اسکن شده OCR با استفاده از داده های ساختاریافته ایجاد نشده اند. با این حال، برخی از ارائه دهندگان پیشرو صورت حساب الکترونیکی می توانند با داده های ساختاریافته و بدون ساختار کار کنند تا آنها را به صورتحساب های الکترونیکی تبدیل کنند.
بیشتر بخوانید: چرا مردم از پرداخت مالیات متنفرند؟
صورتحساب الکترونیک چه مزایایی دارد؟
صورت حساب دیجیتالی، مانند صورت حساب سنتی، بخش کلیدی هر رابطه خریدار و تامین کننده است. این یک رویکرد مدرن برای تیم های حساب های پرداختنی (AP) و حساب های دریافتنی (AR) برای بهره مندی از اتوماسیون فرآیندو اجرای اقداماتی است که کارایی کلی را افزایش می دهد و باعث صرفه جویی در هزینه ها می شود.
سادگی فرآیند و صرفه جویی در زمان:
در حالی که فرآیندهای صورتحساب سنتی به شدت مبتنی بر کاغذ، دستی، وقت گیر و مستعد خطای انسانی هستند، صورت حساب دیجیتالی روند را ساده می کند و در زمان به شکل قابل توجهی صرفه جویی می کند. این ساده‌سازی فرآیند با قابلیت صرفه‌جویی در هزینه‌ها برای کسب‌وکارها ارزشمند است.
دید کامل:
ارائه دهندگان پیشرو صورت حساب دیچیتالی می توانند زمان ارسال، دریافت، باز کردن، مشاهده و حتی پرداخت فاکتور را ردیابی کنند. اهمیت این عملکرد هنگام انتخاب یک ارائه دهنده نباید نادیده گرفته شود. زیرا به کسب و کارها اجازه می دهد دید ۳۶۰ درجه از روند خود داشته باشند.
پرداخت سریعتر:
صورت حساب الکترونیکی به صورت خودکار، دقیق و فوری بدون نیاز به چاپ فیزیکی و پست انجام می شود. با قدم‌های کمتر در سفر و داده‌های کمتر برای ورودی، کسب‌وکارها می‌توانند از چرخه پرداخت سریعتر و دقیق‌تر سود ببرند. به‌علاوه، برخی از ابزارهای صورت حساب الکترونیکی به شما این امکان را می‌دهند که دکمه پرداخت دیجیتالی را به فاکتور خود اضافه کنید و پرداخت را برای گیرنده‌تان آسان‌تر می‌کند.
کار معنادار:
برای کارمندان، اشتباهات بسیار کمتری اتفاق می‌افتد، و کارمندان می‌توانند بدون نیاز به کلید زدن در داده‌ها و تطبیق اسناد مالی، از روشی نوآورانه برای کار لذت ببرند. به جای مراحل جداگانه، همه چیز از طریق یک مسیر انجام می‌شود.
امنیت پیشرفته:
هنگامی که صحبت از امنیت می شود، انتقال فایل های رمزگذاری شده و شبکه های امن به فرآیند صورت حساب الکترونیکی در مقایسه با نمونه دستی خود، ایمن تر می شود.
مزایای و معایب انواع فاکتورها
در دنیای تجارت امروز، انواع مختلفی از فاکتورها برای ساده کردن تراکنش های مالی و ثبت سوابق استفاده می شود. هر یک از آنها مزایای منحصر به فردی را ارائه می دهد که می تواند به کسب و کارها کمک کند کارآمدتر و موثرتر عمل کنند. قابل ذکر است که صورت حساب الکترونیکی با ارائه سرعت، دقت و امنیت برتر با بیشترین مزایا متمایز است. در زیر، می توانید مزایای اصلی انواع مختلف فاکتور را بیابید که درک تفاوت های آنها را آسان تر می کند:
فاکتور کاغذی
مقرون به صرفه نیست.
سازگار با محیط زیست نیست.
پردازش سریع ندارد.
دقت داده بالا ندارد.
قابلیت حسابرسی و ردیابی ندارد.
مطابق با افزایش مقررات جهانی صورت حساب الکترونیکی نیست.
ایمن ندارد.
امکان ادغام داده ها با سیستم های ERP و حسابداری ندارد.
ذخیره سازی، فیلتر کردن و دسترسی آسان ندارد.
بیشتر بخوانید: اعتماد به سامانه پرداخت الکترونیک مالیات
فاکتور PDF
مقرون به صرفه است.
سازگار با محیط زیست تا حدودی دارد.
پردازش سریع ندارد.
دقت داده بالا ندارد.
قابلیت حسابرسی و ردیابی ندارد.
مطابق با افزایش مقررات جهانی صورت حساب الکترونیکی نیست.
ایمن نیست.
امکان ادغام داده ها با سیستم های ERP و حسابداری ندارد.
ذخیره سازی، فیلتر کردن و دسترسی آسان ندراد.
فاکتور الکترونیکی
مقرون به صرفه است.
سازگار با محیط زیست است.
پردازش سریع دارد.
دقت داده بالا دارد.
قابلیت حسابرسی و ردیابی دارد.
مطابق با افزایش مقررات جهانی صورت حساب الکترونیکی است.
ایمن است.
امکان ادغام داده ها با سیستم های ERP و حسابداری دارد.
ذخیره سازی، فیلتر کردن و دسترسی آسان دارد.
بیشتر بخوانید: بهترین برنامه مدیریت سهام
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
مفتخریم که نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک به سامانه مودیان را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی سامانه مودیان پرشین وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک
برنامه ارسال صورتحساب الکترونیک
سامانه ارسال صورتحساب الکترونیک
سیستم ارسال صورتحساب الکترونیک
نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک ابری
اتوماسیون ارسال صورتحساب الکترونیک ابری
سامانه صورتحساب الکترونیک ابری
صورتحساب الکترونیک
ابطال الکترونیک صورتحساب رایگان
صدور صورتحساب الکترونیک رایگان
اشتراک گذاری
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
