سیستم صورتحساب الکترونیکی چگونه کار می کند؟
سیستم صورتحساب الکترونیکی چگونه کار می کند؟
سیستم صورتحساب الکترونیکی ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما در واقع استفاده از آن بسیار ساده است. سادگی آن به این معنی است که مشاغل در هر شکل و اندازه می توانند از فرآیندهای صورتحساب الکترونیکی استفاده کرده و از آن بهره مند شوند.
نحوه ایجاد فاکتور الکترونیکی در سیستم صورتحساب الکترونیکی
برای ایجاد فاکتور الکترونیکی خود، با استفاده از ابزارهایی مانند سیستم ERP یا نرم افزار اختصاصی صورتحساب الکترونیکی پرشین شروع کنید. استفاده از نرم افزار پیشرو پرشین در صورتحساب الکترونیکی بسیار ساده است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که چند فیلد صورتحساب را وارد کنید، که اغلب بسته به ارائه دهنده صورتحساب الکترونیکی شما می توانند از قبل به صورت پیش فرض پر باشند.
نحوه ارسال فاکتور الکترونیکی
فاکتورهای الکترونیکی عموما به دو روش مختلف ارسال می شوند. اولین مورد از طریق اتصال نقطه به نقطه بین فرستنده و گیرنده برای تبادل اسناد است که اغلب به عنوان تبادل الکترونیکی داده (EDI) شناخته می شود.
دومین روش که در زمان های اخیر محبوب تر شده است، یک مدل شبکه ای است که چندین خریدار و فروشنده را به هم متصل می کند و امکان تبدیل و مبادله فرمت های مختلف صورتحساب الکترونیکی را فراهم می کند.
بیشتر بخوانید: صورتحساب الکترونیک؛ انواع، تعریف و مزایا
موارد مورد نیاز فاکتور الکترونیکی
برای هر دو راه حل، شما فقط سه چیز برای ارسال فاکتور برای گیرنده خود دارید:
آدرس گیرنده:
همانطور که برای فاکتور کاغذی به آدرس گیرنده نیاز دارید، ارسال فاکتور الکترونیکی نیز نیاز به آدرس دارد. هنگام استفاده از فاکتورهای الکترونیکی، معمولاً از یک شناسه مانند شماره VAT یا GLN استفاده می کنید. برخی از شبکه ها، جستجوی آدرس متمرکز را ارائه می دهند. در اینجا می توانید به راحتی گیرنده خود را جستجو کرده و تنها با چند کلیک فاکتور خود را مبادله کنید.
فرمت فاکتور:
همانطور که قبلا ذکر شد، فاکتورهای الکترونیکی در قالب های مختلفی مانند XML و EDI ارائه می شوند. این فرمت های ساختاریافته را می توان به طور یکپارچه توسط ارائه دهندگان برتر صورتحساب الکترونیکی پردازش و تبدیل کرد. به عنوان مثال، یک کسب و کار ممکن است انتخاب کند که یک فاکتور الکترونیکی XML ایجاد و ارسال کند. اما گیرنده می‌تواند انتخاب کند که صورتحساب الکترونیکی را در قالب دلخواه خود دریافت کند. این فرآیند تبدیل، مبادله صورت‌حساب‌های الکترونیکی را برای هر کسب‌وکاری ساده‌تر می‌کند.
زیرساخت:
برای انتقال اسناد الکترونیکی از طریق ارائه دهندگان صورتحساب الکترونیکی، هم فرستنده و هم گیرنده باید دارای سیستم های سازگار باشند. این سازگاری می تواند به سادگی داشتن یک صندوق پستی ایمیل برای تبادل یکپارچه اسناد باشد.
هنگام اتخاذ صورتحساب الکترونیکی چه مواردی را باید در نظر بگیریم؟
هنگام شروع انتقال خود به صورتحساب الکترونیکی، مهم است که ابتدا فرآیندهای مالی فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید تا بفهمید که امیدوارید با شیوه های الکترونیکی و دیجیتالی به چه چیزی برسید. اهداف کسب و کار خود را مشخص کنید به عنوان مثال، آیا برای رعایت مقررات محلی به صورتحساب الکترونیکی منتقل می‌شوید یا می‌خواهید از کارایی صورتحساب الکترونیکی بهره ببرید؟ چه چیزی از یک ارائه دهنده صورت حساب الکترونیک نیاز دارید؟
به این فکر کنید که آیا به ارائه‌دهنده‌ای نیاز دارید که بتواند نیازهای شما را برآورده کند یا ارائه‌دهنده‌ای که یک تیم محلی برای کمک به شما آماده باشد. آیا به ابزارهای پرداخت اضافی، راه حل ورودی و خروجی یا توانایی استفاده از امضای الکترونیکی نیاز دارید؟ ممکن است در حال حاضر به همه این ویژگی ها نیاز نداشته باشید.
راه حل صورتحساب الکترونیکی شما باید با کدام سیستم ها و ابزارها یکپارچه شود؟ اگر راه حل صورتحساب الکترونیکی شما بتواند به طور یکپارچه در ERP یا سیستم حسابداری شما یکپارچه شود، فرآیندهای شما بسیار کارآمدتر خواهند شد. دسترسی به شبکه تامین کنندگان و مشتریان خود را در نظر بگیرید تا متوجه شوید که آیا آنها نیز می توانند از فرآیندهای صورتحساب الکترونیکی بهره مند شوند یا خیر.
بیشتر بخوانید: چرا مردم از پرداخت مالیات متنفرند؟
آیا باید شرایط قانونی را رعایت کنید؟
راه حلی را در نظر بگیرید که بتواند تضمین کند که فاکتورهای الکترونیکی شما همیشه با مقررات محلی و جهانی مطابقت دارند. شرکای تجاری داخلی، مانند تامین‌کنندگان و مشتریان، ممکن است برای بهره‌مندی از مزایای نهایی صورتحساب الکترونیکی نیز حیاتی باشند. بنابراین هنگام انتخاب راه‌حل، گزینه‌های ورود را بررسی کنید.
تعداد فزاینده ای از الزامات قانونی صورت حساب الکترونیک در سراسر جهان وجود دارد. بسیاری از دولت ها به طور فعال در صدد کاهش شکاف VAP خود هستند. با معرفی صورت حساب الکترونیک اجباری، دولت ها می توانند اعتبار هر فاکتور را ثابت کنند.
دولت های مختلف در چارچوب وظایف خود قوانین متفاوت و استانداردهای صدور صورت حساب الکترونیکی متفاوتی خواهند داشت، به عنوان مثال، کسب‌وکارها باید از کدام فرمت‌ها و مدل‌های صورتحساب الکترونیکی استفاده کنند و غیره.
چگونه با صورتحساب الکترونیکی شروع کنیم؟
گزینه های خود را کاوش کنید و با استفاده از راه حل صورتحساب پرشین درباره خودکارسازی فرآیندهای صورتحساب خود بیشتر بیاموزید. برای مشاغل کوچک، متوسط و بزرگ که به دنبال دیجیتالی کردن فرآیندهای صورتحساب کسب و کار ورودی و خروجی خود هستند، این برنامه در دسترس است.
از طریق خدمات ارزش افزوده، کسب‌وکارها همچنین می‌توانند از ویژگی‌های اضافی که با راه‌حل صورتحساب ما ارائه می‌شود، بهره‌مند شوند. از دکمه های پرداخت دیجیتال گرفته تا امضای الکترونیکی و آرشیو ایمن.
بیشتر بخوانید: بهترین برنامه مدیریت سهام
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
مفتخریم که نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک به سامانه مودیان را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی سامانه مودیان پرشین وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک
برنامه ارسال صورتحساب الکترونیک
سامانه ارسال صورتحساب الکترونیک
سیستم ارسال صورتحساب الکترونیک
نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک ابری
اتوماسیون ارسال صورتحساب الکترونیک ابری
سامانه صورتحساب الکترونیک ابری
ابطال الکترونیک صورتحساب رایگان
صدور صورتحساب الکترونیک رایگان
اشتراک گذاری
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
